厦门大学教育发展基金会会计档案管理办法

 

1. 为加强基金会会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）及其他相关规定，结合基金会实际情况，制定本办法。

2. 会计档案的管理部门为基金会和档案馆。基金会负责会计档案的立卷、归档、保管、查阅、协助销毁等工作。会计档案移交档案馆后，由档案馆负责会计档案的管理工作，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

3. 基金会指定专人负责会计档案管理，明确会计档案管理岗位的职责，建立健全会计档案的内部控制制度。出纳人员不得兼管会计档案。

4. 会计档案是指基金会在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映基金会经济业务的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，反映了基金会财务管理、会计活动的全过程，必须遵循其自然形成的规律，保持其有机联系，保证真实、完整、可用、安全。会计档案具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

1. 会计档案的日常管理

   （一）作为档案的记账凭证应按照规定填制齐全，即审核人员、复核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章。

   （二）财务人员要严格按照制定的程序传递和交接会计凭证。审核人员、复核人员、出纳人员应妥善保管经办的会计凭证，不得使凭证处于无人看管状态；经办人对未处理、未移交的会计凭证负有保管义务。

2. 会计档案的装订

（一）所有会计档案必须装订成册。会计凭证和会计账簿由指定的管理人员整理装订；会计报表由编制人负责装订；其他各类需归档的资料由经办人负责装订，并移交会计档案管理员统一归档。

（二）装订成册的案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料的内容和名称，注明所属会计年度、起止日期、凭证编号，并加盖管理人员的签章。

（三）对各类财务报告，应区分财务报告的性质按照月、季、年度保存。

1. 会计档案的保管

（一）会计档案保管人员必须建立备查簿，用以记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。同时要做好会计档案的安全、防火、防盗、防霉、防蛀等工作，确保会计档案的安全和完整无缺。

（二）为方便会计档案的查阅和利用，会计档案在会计年度终了后暂由基金会保管。会计档案管理员定期将应归档的会计档案编制移交清册一式二份送基金会领导审核签字后，连同案卷集中向档案馆办理移交手续，经档案部门负责人签字后，双方各持一份。

（三）会计档案保管期限分为永久、定期两类（具体分类见附表），定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

1. 会计档案的使用

（一）查阅会计档案的人员征得会计档案管理员同意后方可复制凭证。查阅或者复制会计档案的人员应按会计档案管理岗规定进行登记，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。会计档案不得外借。

（二）已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案馆的会计档案，确需拆封重新整理的，经财务与投资管理部负责人审核后报基金会秘书长批准后，由会计档案管理员监督办理；已移交给档案馆保管的会计档案，原则上应保持原卷宗的封装，个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同基金会、监察处、审计处和经办人员共同拆封整理。

1. 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

2. 会计档案的销毁

（一）基金会、档案馆应定期对会计档案进行清理和鉴定。对保管期满并经过鉴定，已无保存价值的会计档案应当按照规定程序及时销毁。

（二）由档案馆会同基金会提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（三）由档案馆、监察处、审计处和基金会负责人、分管监察、审计、财务和档案工作的校领导分别在销毁清册上签署意见。

（四）销毁会计档案时，应当由档案馆、基金会并会同监察处、审计处共同监销。

（五）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章。

1. 保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

2. 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

3. 本办法自公布之日起实施。

4. 本办法由财务与投资管理部负责解释和修订。

 

附表

序号	档案名称	保管期限	备注
一	会计凭证
1	原始凭证	30年
2	记账凭证	30年
二	会计账簿
3	总账	30年
4	明细账	30年
5	日记账	30年
6	固定资产卡片		固定资产报废清理后保管5年
7	其他辅助性账簿	30年
三	财务会计报告
8	月度、季度、半年度财务会计报告	10年
9	年度财务会计报告	永久
四	其他会计资料
10	银行存款余额调节表	10年
11	银行对账单	10年
12	纳税申报表	10年
13	会计档案移交清册	30年
14	会计档案保管清册	永久
15	会计档案销毁清册	永久
16	会计档案鉴定意见书	永久