厦门大学教育基金会档案管理办法

 

第一条 为规范基金会管理，提高基金会管理、服务水平，秘书处安排专人负责本会文件材料的归档、管理工作。

第二条 档案分类。

根据案件内容、业务项目等因素，将基金会档案分为：管理制度、会议材料、捐赠项目材料（含协议）、会计凭证、年度报告、其他文档等七大类，各类档案根据项目不同分别立卷。

第三条 档案名称及编号。

基金会档案根据不同分类进行统一格式命名保管，协议内档案的命名和编号前缀必须一致。

第四条 归档与档案清理。归档的文件材料必须齐全、完整、准确、真实、系统、签署完备。

档案按归口部门归档保管，各部门负责人为档案保管人。档案交接需填写交接清单并由交接双方签字。

第五条 保存期限。文件保存期限除政府有关法令或本基金会其他规章特定者外，依下列规定办理：

1、永久保存：(1)章程与管理制度；(2)各届理事会成员名簿；(3)基金会相关规程及办事细则；(4)理事会会议纪要；(5)基金会年度工作报告；(6)上级机关核准文件；(7)其他经核定须永久保存的文书。

2、10年保存：(1)会计凭证；(2)基金会总结、计划资料；(3)协议。

第六条 年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。

第七条 本办法自发布之日起执行，由基金会秘书处负责解释。